重庆市青年志愿服务基金会档案管理制度

为规范重庆市青年志愿服务基金会（以下简称“基金会”）档案管理，增强基金会档案的实用性和有效性，特制定本制度。

第一条  基金会在工作、活动中形成的全部文件（包括收文发文底稿、会议记录、图表、照片、影片、录音、录像、财务审计、会计档案、劳动工资、人事档案、协议、合同、项目方案等）均应作为档案材料，交档案管理员统一管理。档案材料于活动结束后1周内送档案管理员存档。

第二条  档案管理由秘书处负责，并指定工作人员为档案管理员，专门负责。

第三条  档案管理员负责保证基金会的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

第四条  基金会的归档资料实行“月度归档”及“年度归档”制度，即：次月月初进行上月的档案材料的整理和初步归档分类。每年的一月，为基金会档案材料年度归档期，将对上一年度的档案材料在月度归档的基础上，进行细化分类，对具有参考价值和留存意义的资料进行归档保存。

第五条  在档案材料归档期，由档案管理员分别向基金会全体工作人员收集应该归档的原始资料。全体工作人员应积极配合与支持。凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

如有专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡秘密以上级的文件必须把原件放入档案室。

第六条  基金会档案材料的分类参照《共青团重庆市委档案管理制度》执行。

第七条  工作人员调阅一般档案材料，均应由使用者办理登记、借取、退还手续；其他外单位借阅材料，需持有该单位介绍信。秘密及以上的档案材料，未经负责人批准不得借阅。

第八条  档案材料如需翻阅、复制或公开引用、展览出版，事先均应取得负责人批准。抄录、复印档案材料，需经负责人批准，抄录、复印的档案材料需经秘书处有关人员核对。

第九条  调阅档案材料必须严格履行手续。调阅期限一般不超过7天，期满后必须按时退还；如需继续使用，调阅人员说明理由，再行续借。

第十条  调阅人员对所调阅的档案材料应严加保护，注意保密，未经允许，不得转借、拆卷或修改；调阅的档案材料如有遗失，应立即报告秘书处，对遗失的档案材料所造成的损失，调阅者应负全部责任。

第十一条  调阅的档案材料退还时，档案管理人员和调阅人员应当面查对清楚，并在借阅登记本上注销。

第十二条  任何个人未经允许不得销毁档案材料。当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《档案材料销毁审批表》交负责人审核批准后执行。

第十三条  凡属于密级的档案材料必须由理事长批准方可销毁；一般的档案材料，由秘书长批准后方可销毁。经批准销毁的基金会档案，档案管理员必须认真核对，将批准的《档案材料销毁审批表》和将要销毁的档案材料做好登记并归档。登记表永久保存。在销毁档案材料时，必须由负责人指定专人监督销毁。

第十四条  本制度经重庆市青年志愿服务基金会三届三次理事会会议审议通过后生效，最终解释权、修改权归理事会。

附件

重庆市青年志愿服务基金会档案材料销毁审批表